La Importancia de Mantener Capacitados a Nuestros Equipos

En ocasiones, las empresas consideran que los empleados solo deben ser capacitados al momento de ingresar a la organización y que es responsabilidad de ellos, mantenerse actualizados en lo sucesivo.

Incluso, existen empresas que ni siquiera consideran llevar a cabo esas capacitaciones de ingreso. Las consideran como un gasto innecesario y que los nuevos empleados deben aprender de aquellos que llevan mas tiempo en la organización. Es común escuchar que no hay tiempo para capacitar; que se debe aprender sobre la marcha.

En realidad, las organizaciones que mantienen estas prácticas, son las que a su vez, presentan mayores problemas en sus procesos de negocio; mayor insatisfacción en los empleados y por ende, mayor rotación; no se logran los objetivos financieros trazados o son insuficientes; se presentan mayores riesgos de negligencia o de fraude y dependiendo de los procesos, incluso de la integridad física de los empleados.

Los equipos de trabajo no solo deben de ser capacitados al iniciar sus puestos, en donde aprenderán los por menores de las actividades de trabajo que deben de desempeñar en su nuevo puesto; sino que deben de ser capacitados constantemente.

El área de Recursos Humanos, debe de crear y monitorear un plan de capacitación continua, el cual debe de llevarse a cabo de la siguiente manera:

• Llevar a cabo reuniones con el responsable de cada una de las áreas de la empresa, e identificar necesidades de capacitación.

• Analizar, en coordinación con cada área, los posibles conductores que generan una necesidad de capacitación. Estas pueden derivarse por: Niveles de desempeño bajo en algunos empleados; cambios de sistemas; nuevas leyes; cambios en los procesos de clientes o proveedores; ajustes en el entorno comercial; adecuación de los procesos; entre otros.

• Las necesidades de capacitación deben de ser específicas por grupos o incluso por cada uno de los empleados. Es indispensable establecer la frecuencia. Por ejemplo, En algunas áreas una capacitación anual puede ser suficiente, mientras que los empleados de otras áreas con procesos mas cambiantes, tal vez requieran capacitaciones semestrales o mensuales.

• Determinar el presupuesto que cubra las necesidades de capacitación. Es importante que el plan de capacitación sea realista y que no lleve a requerimientos económicos innecesarios. Pero ojo; hay que tener en cuenta que no se debe de cortar la capacitación solo para cumplir con un presupuesto. Hay maneras de reducir el monto de la inversión; por ejemplo, llevar a cabo cursos internos liderados por los empleados de mayor experiencia, en lugar de contratar capacitadores externos.

• Documentar las necesidades de capacitación en un plan anual, estableciendo prioridades según el impacto en el negocio o en lo empleados (seguridad, leyes y regulaciones, sistemas, procesos de back office, etc.). La prioridad nos servirá para establecer fechas y nivel de detalle requerido. En caso de que se presente la necesidad de un recorte presupuestal y se requieran diferir algunos cursos, podemos fácilmente seleccionar aquellos que tienen menor prioridad e impacto en el negocio y en la integridad de los empleados. Sin embargo, recordemos que no es conveniente recortar capacitaciones por presupuesto. Tendremos que encontrar la manera de empatar ambas con el menor impacto a nuestro plan.

• El plan debe de formalizarse en la agenda de todos los involucrados, llevando a cabo una comunicación efectiva y con el tiempo suficiente para que los asistentes puedan dejar abiertos los espacios correspondientes.

• Los materiales necesarios para las capacitaciones deben de desarrollarse con tiempo, así como su distribución. Todo material debe de quedar disponible en una base de datos electrónica y/o en forma impresa posterior a los cursos para que los empleados puedan acceder a ella cuando así lo requieran.

• Los empleados deben de firmar hojas de asistencia y deben ser evaluados, asegurando la correcta transmisión de conocimientos.

• Los responsables de cada área deben de adquirir el compromiso de acompañar a sus equipos durante el cambio y apoyarlos para que los nuevos conocimientos sean implementados y llevados a cabo durante sus procesos. Los resultados de los empleados al final del año deben de ser evaluados en relación al desempeño esperado.

Este proceso de capacitación debe de llevarse a cabo todos los años. Manteniendo nuestros equipos de trabajo en constante desarrollo trae consigo numerosos beneficios de gran valor a nuestras organizaciones. Entre ellos, podemos enumerar los siguientes:

• Creación de equipos multifuncionales de alto nivel con una mejora constante en su desempeño;
• Motivación y sentido de pertenencia de los empleados, logrando mayor lealtad y disminuyendo la rotación;
• Incremento en las habilidades, conocimientos y actitudes positivas de los equipos de trabajo;
• Mayor calidad en los resultados de los procesos, disminuyendo tiempos por re-trabajos;
• Disminución de riesgos financieros y operativos;
• Empleados con una mentalidad abierta y con mayores conocimientos para encontrar las soluciones adecuadas a los problemas.

Si bien, debemos de empoderar a nuestros equipos a mantenerse actualizados y a tener la iniciativa necesaria para buscar nuevas maneras de trabajar; es también una obligación de las organizaciones establecer programas integrales de capacitación.

La capacitación no debe ser considerada como un gasto, sino como una inversión. El capital humano es el verdadero engranaje que mueve nuestras empresas. Potenciar su desarrollo debe ser uno de los principales pilares para el logro de los objetivos de la empresa.

El éxito es resultado de equipos productivos, los cuales tienen relación directa con su nivel de preparación.