Lograr Ser Multitarea: Verdad o Mentira

Desde hace décadas, las organizaciones han dirigido sus esfuerzos a crear colaboradores con habilidades multitarea. Ha sido un tema polémico sin duda y existe gran debate si en realidad se puede lograr ser multitarea o si es imposible.

Algunos investigadores y asociaciones de Psicología han determinado que ser multitarea no es eficiente y que trae mas problemas que beneficios, mientras otros investigadores continúan a favor de ello.

En principio partimos bajo la premisa que por lo general, entendemos erróneamente lo que significa ser multitarea.

Si ponemos como ejemplo una persona que está tomando un curso y al mismo tiempo se encuentra leyendo y respondiendo correos electrónicos, haciendo cambios a una presentación en PowerPoint y además tomando apuntes de lo que está escuchando; sin duda va a cometer muchos errores y todas esas tareas las va a completar incorrectamente.  Algunos temas importantes del curso no los va a captar y por ende no podrá aplicarlos en su trabajo posteriormente. Seguramente respondió a correos en un tono no adecuado. Algunas correcciones de su presentación probablemente pasaron desapercibidas y al final del día terminó mentalmente agotado. Esto no es ser multitarea. Esto es no tener orden ni estructura en sus responsabilidades.

Si por otro lado, considerando este mismo ejemplo; vemos a la persona en su curso poniendo atención, participando y tomando apuntes y durante un “descanso” aprovecha para revisar su correo electrónico y responder a urgencias; en otro “descanso”, aprovecha para dar un vistazo a su presentación de PowerPoint y hacer algunos ajustes, entonces tendremos al final del día a una persona que hizo sus tareas en forma focalizada y logrando buen avance en sus actividades.

Ojo, esto es meramente un ejemplo, no significa que utilicemos nuestros descansos para seguir trabajando. Tomarnos el tiempo para caminar un poco, pararnos e ir por un vaso de agua, estirarnos y respirar hondo algunas cuantas veces, es de suma importancia para mantenernos mentalmente despiertos y balanceados.

Ser multitarea no es necesariamente hacer varias cosas al mismo tiempo; sino estar atento a nuestras múltiples responsabilidades y aprovechar tiempos de espera o huecos para saltar de una tarea a otra. Pero nuevamente, depende de las tareas. Si estamos enfrascados en una actividad y se nos presenta un tiempo de espera de media hora, probablemente queramos aprovechar para hacer otra tarea pendiente. Pero el tiempo de preparación para comenzar esta nueva tarea en similar o mayor al tiempo de espera, será entonces preferible hacer otra cosa ya que nos va a trastocar mas estar cambiando de una tarea a otra sin ningún beneficio.

Debemos buscar ser multitarea en forma situacional. El éxito o fracaso de embarcarnos a hacer “varias cosas a la vez” depende de varios factores:

• Nivel de concentración requerido para llevar a cabo cada actividad
• Tiempos de espera
• Relevancia y complejidad de las tareas
• Distractores externos como ruidos, interrupciones de otras personas, etc.
• Habilidad individual para enfocarse en las tareas; entre otras.

Todo en realidad es nuestra habilidad para manejar nuestras actividades con nuestro tiempo, mas que querer hacerlas todas juntas.

A continuación menciono algunas técnicas a tomar en cuenta para hacer nuestro tiempo mas eficiente y con mayor enfoque:

Comencemos a planear nuestras actividades:

Tengamos visibilidad de que tareas son las que debemos efectuar. Cuanto tiempo se espera nos lleve cada una de ellas; cuales son urgentes y cuales pueden esperar un poco mas; que requiero para llevar a cabo mis actividades (factores internos y externos). Pongamos fechas y horas para cada actividad e ajustémonos a ellas. Mantengamos un seguimiento diario de nuestro plan y ajustemos de acuerdo a necesidades.

Se realista:

Si queremos tener varias tareas abiertas en forma simultánea, debe de haber un balance entre urgencia y complejidad entre ellas. Si estamos abrumados con muchas tareas que no terminan y siguen llegando nuevas, entonces la planeación y distribución de tareas entre los equipos no se hizo adecuadamente desde un principio.

Elimina al Máximo las Distracciones:

Dependiendo del nivel de concentración de cada individuo, es preferible trabajar sin factores de distracción tales como un televisor encendido, música, responder cada mensaje de whatsapp tan pronto escuchamos la alerta, etc.

Enfoquémonos en lo que estemos haciendo y se sorprenderán de los resultados y de la rapidez con la que se terminan las tareas.

Descansa:

Como mencioné anteriormente, el descanso es vital. Pero esto a su vez, debe de ser estructurado, si no se convierte de nuevo en distracción. Caminar un poco es uno de los mejores descansos para la mente, tal vez ir por otro café y dialogar con un compañero por unos minutos. Pero cuidado, es muy común caer en el abuso. Desgraciadamente es común ver colaboradores que llegan al trabajo a las 8:30 AM, dejan sus pertenencias en su lugar de trabajo y van por un café en donde platican con sus compañeros de futbol, de la carne asada, de los planes de vacaciones, de las parejas, de películas y comienzan a trabajar hasta las 10:00 AM. Esto no es descansar.

Delega:

No quieras hacer todo tu. Si tienes un equipo a tu cargo, analiza si lo que estás haciendo realmente lo debes hacer tu, o es algo que alguien de tu equipo te apoye. En el caso de que no tengas un equipo a tu cargo, analiza si la distribución de las cargas de trabajo es razonable y en caso de no ser así, dialógalo con tu jefe.

Puedo continuar con una larga lista de prácticas para lograr la mayor eficiencia de nuestro tiempo, pero creo que estas inicialmente nos darán un buen punto de partida.

En resumen y para evitar conflictos de interpretación, tal vez sea mejor olvidarnos de la palabra “Multitarea” y de su debatible significado.

En su lugar enfoquémonos a ser eficientes y efectivos. A tener claridad de nuestras actividades y lo que se espera como resultado.  Planeemos nuestro tiempo sacando provecho de cada minuto. Cuando cambiemos de una tarea a otra, hagámoslo inteligentemente sin que los tiempos de preparación nos jueguen en contra. Al final del día evaluemos nuestro avance y nuestros logros.

Si nuestras actividades se van completando y nuestros objetivos logrando en tiempo y con la calidad esperada, la palabra “Multitarea” sale sobrando. Sin duda estamos siendo eficientes.